Dokümanlarınızı yönetmek için kullanabileceğiniz 9 belge yönetim sistemi

Belge Yönetim Sistemi (DMS - Document Management Systems), bir belge tarayıcı kullanılarak yakalanan kağıt tabanlı bilgilerin elektronik belgelerini ve görüntülerini yönetmek, depolamak ve izlemek için kullanılan bir yazılım uygulaması olarak tanımlanıyor. DMS, işletmelerin belgelerle ilgili süreçlerini kolaylaştırmasına ve önemli belgeler için güvenli, düzenli ve merkezi bir depo sağlamasına yardımcı olabiliyor.

Bir DMS uygulamanın, üretkenlik ya da verimlilik artışı ve maliyet tasarrufu dahil olmak üzere birçok faydası bulunmakta. Bir DMS, zamandan ve maliyetten tasarruf etmenin yanı sıra, kuruluşların yasal gerekliliklere ve endüstri standartlarına uygunluğu sağlamasına da yardımcı olabiliyor. Ayrıca erişim kontrolleri ve sürüm kontrol özellikleri sağlayarak güvenliği artırabiliyor. 

Ayrıca bir DMS, ekip üyeleri arasındaki iş birliğini ve iletişimi de geliştirebiliyor. Merkezi bir belge deposuyla, ekip üyeleri belgelere kolayca erişebiliyor, bunları paylaşabiliyor ve projeler üzerinde gerçek zamanlı olarak ekip çalışması yapabiliyor. McKinsey tarafından yapılan bir araştırma, çalışanların bilgi aramak ve toplamak için günde 1,8 saate kadar zaman harcadığını ve bir DMS'nin bu süreyi azaltmaya ve iş birliğini geliştirmeye yardımcı olabileceğini gösteriyor.

Genel olarak, bir DMS kuruluşlara artan üretkenlik, maliyet tasarrufu, sistemlere uyumluluk, güvenlik ve iş birliği dahil olmak üzere birçok fayda sağlayabiliyor. İşletmeler, bir DMS kullanımı ile belgelerle ilgili süreçlerini iyileştirebiliyor ve zamanları ile kaynaklarını daha iyi kullanabiliyorlar.

Ennov

Ennov'un belge yönetim sistemi, kuruluşların belgelerini verimli bir şekilde yönetmeleri için kullanıcı dostu bir platform sunuyor. Platformun temel özellikleri arasında belge paylaşımı, sürüm kontrolü ve arama işlevi bulunuyor. Kullanıcılar ayrıca erişim izinleri atayabiliyor ve belge kullanımını izleyebiliyor. 

Ennov’un en önemli avantajlarından biri, diğer Ennov ürünleriyle entegre olması ve birden fazla Ennov platformu kullanan kullanıcılar için sorunsuz bir deneyim sağlaması. Öte yandan bazı kullanıcılar, platformun müşteri hizmetleri desteğiyle ilgili yavaş yanıt süreleri ve sınırlı kullanılabilirlik sorunları bildirilmekte. Bununla beraber bazı kullanıcıların platformun arayüzünü biraz modası geçmiş ve kullanışsız bulduğunu söylemekte fayda var.

Genel olarak, Ennov'un belge yönetim sistemi, belge yönetimi süreçlerini kolaylaştırmak isteyen kuruluşlar için değerli bir araç olabilir, ancak kullanıcılar, müşteri desteği ve arayüz tasarımı açısından sistemin sınırlamalarının farkında olmalı.

AODocs

AODocs, işletmelerin belgelerini ve iş akışlarını organize etmelerini, yönetmelerini ve kontrol etmelerini sağlayan kapsamlı bir bulut tabanlı belge yönetim sistemi. Belge şablonları, sürüm kontrolü ve otomatikleştirilmiş iş akışları gibi özelliklerle AODocs, belge yönetimini basit ve verimli hale getiriyor. Platform aynı zamanda Google Workspace ile sorunsuz bir şekilde entegre olarak, kullanıcıların tanıdık Google ortamlarında belgelerine erişmesine ve bu belgelerin üzerinde çalışmasına olanak tanıyor. Yapay zeka destekli arama işlevi, ihtiyacınız olan belgeleri hızlı bir şekilde bulmanızı kolaylaştırıyor. Bazı kullanıcılar platforma başlarken öğrenmenin kolay olduğunu bildirirken, kapsamlı kullanıcı kılavuzları ve müşteri desteği kullanım sürecini daha sorunsuz hale getiriyor.

AODocs'un ana avantajlarından biri, kullanıcılara tanıdık ve kullanıcı dostu bir ortam sağlayan Google Workspace ile entegrasyonu. Bir Google Cloud iş ortağı olarak AODocs, Google Drive'daki tüm belgeleri otomatik olarak Google Cloud Storage'a yedekleme gibi benzersiz özellikler sunarak belgelerinizin güvenli ve kolay erişilebilir olmasını sağlıyor. AODocs ayrıca şifreleme, erişim kontrolleri ve denetim izleri gibi kapsamlı güvenlik özellikleri sunarak belgelerinizin gizli kalmasını ve endüstri düzenlemeleriyle uyumlu kalmasını da sağlıyor.

Ancak, bazı kullanıcılar, belgeleri yüklerken veya karmaşık aramalar gerçekleştirirken platformun yavaş olabileceğini bildiriyor. Ayrıca, Google Workspace ile entegrasyon bir avantaj olsa da; platformun Google ekosistemi dışındaki diğer araç ve yazılımlarla uyumluluğunu sınırlayabiliyor. Genel olarak AODocs, Google ortamının güçlü yönlerinden yararlanırken gelişmiş özellikler ve güvenlik sunan güçlü ve kullanıcı dostu bir belge yönetim sistemi.

Adobe Document Cloud

Adobe çatısı altında yer alan belge yönetim sistemi Adobe Document Cloud, aslında pek çok kişi tarafından biliniyor. Yine de hatırlatmak gerekirse; ürün, kullanıcıların dijital belgeleri kolayca oluşturmasına, paylaşmasına ve saklamasına olanak tanıyor.  Platform, belgeleri elektronik olarak imzalama, belge etkinliğini izleme ve gerçek zamanlı olarak ekip çalışması yapma gibi çeşitli yararlı özellikler sunuyor.

Adobe Document Cloud’un Photoshop, Illustrator ve InDesign gibi diğer Adobe ürünleriyle entegrasyonu, en önemli avantajlarından biri.Bu entegrasyonlar, belgeleri sorunsuz bir şekilde oluşturmayı ve düzenlemeyi kolaylaştırıyor. Bununla birlikte, platformun potansiyel bir dezavantajı, diğer belge yönetim sistemlerine kıyasla nispeten yüksek maliyeti. Ek olarak, bazı kullanıcılar belge senkronizasyonunda zaman zaman sorunlar yaşadıklarını ve belge düzenlemede gecikme süresiyle karşılaştıklarını bildirmekte. Genel olarak Adobe Document Cloud, belge yönetimi  için sağlam ve zengin özelliklere sahip bir platform, ancak maliyeti, bazı kuruluşlar ve küçük işletmeler için ürünü kullanma konusunda engel teşkil edebilir.

Agilysys Datamagine

Agilysys Datamagine, işletmelere belgelerini yönetmeleri için merkezi ve güvenli bir platform sağlayan kapsamlı bir belge yönetim sistemi. Sistem, kuruluşların belgeleri depolamaktan gerektiğinde bunları işlemeye  kadar belge işleme iş akışlarını otomatikleştirmelerine yardımcı oluyor. Platform ölçeklenebilir, yani hem küçük hem de büyük işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayabilir. Sistem, kullanıcı dostu bir arayüze sahip ve farklı kullanıcıların özel ihtiyaçlarını karşılamak üzere özelleştirilebiliyor. Platformun özellikleri arasında belge depolama, indeksleme, arşivleme, arama, geri alma ve dağıtım yer alıyor. 

Agilysys Datamagine'in ana faydalarından biri, belge yönetimi süreçlerini kolaylaştırma yeteneği. Ancak, bazı kullanıcılar platformun müşteri desteğinin bazen sorgulara yanıt vermede yavaş kaldığını  bildirmekte. Genel olarak Agilysys Datamagine, her ölçekten işletmeye fayda sağlayabilecek verimli bir belge yönetim sistemi.

M-Files

M-Files, belgeleri düzenlemek ve yönetmek için diğer çözümlere kıyasla benzersiz bir yaklaşım sunuyor. Araç, belgeleri etiketlemek için meta verileri kullanıyor, bu da belge bulmayı ve belgelere hızlı bir şekilde erişmeyi kolaylaştırıyor. Sistem ayrıca Microsoft Office ve Outlook gibi popüler üretkenlik araçlarıyla entegrasyonlar sunuyor ve diğer ekip üyeleriyle müşterek çalışmaya olanak tanıyor. M-Files, size en uygun meta veri etiketlerini önermek için yapay zekayı kullanıyor ve belgeleri düzenleme sürecini daha da sorunsuz hale getiriyor.

Ek olarak, kullanıcıların akıllı telefonlarından veya tabletlerinden belgelere erişmesine ve belgeler üzerinde çalışmasına olanak tanıyan bir mobil uygulama sunuyor. Potansiyel bir dezavantajı ise, keşfedilecek birçok özellik olduğu için bazı kullanıcıların arayüzü ilk başta bunaltıcı bulabilmesi. Bununla birlikte, uygun eğitim ve uygulama ile sistem, belgeleri verimli bir şekilde yönetmek için eşsiz bir araç haline gelebilir. Genel olarak M-Files, her büyüklükteki işletme için iş akışlarını düzene koymaya ve üretkenliği artırmaya yardımcı olabilecek güçlü ve esnek bir belge yönetim sistemi.

Zoho WorkDrive

2021 yılında Türkiye pazarında da hızla büyüme gösteren Zoho, WorkDrive ürünü ile işletmelerin dosyalarını, bulutta güvenli bir şekilde depolamasına, paylaşmasına ve yönetmesine yardımcı oluyor.  Ürünün olumlu yönleri, kullanımı kolay arayüzü, güvenli paylaşım seçenekleri ve her büyüklükteki işletmeye uyabilecek esnek fiyatlandırma planlarını içeriyor. WorkDrive ayrıca, diğer Zoho uygulamalarıyla entegrasyonlar sunarak, halihazırda Zoho'nun ürün grubunu kullanan işletmeler için yararlı bir araç olarak öne çıkıyor. 

Bununla birlikte, WorkDrive'ın bazı olası olumsuz yönleri arasında, daha düşük katmanlı planlarda sınırlı depolama seçenekleri sunması ve diğer belge yönetim sistemlerinde bulunabilecek gelişmiş özelliklerin olmaması yer alıyor. Ek olarak, bazı kullanıcılar platformu kullanırken aksaklıklar veya yavaş yükleme süreleri yaşadıklarını bildirmekte.

Genel olarak Zoho WorkDrive, güçlü güvenlik özelliklerine sahip basit ve uygun fiyatlı bir belge yönetim sistemi arayan işletmeler için yararlı bir çözüm olabilir. Ancak, daha gelişmiş belge yönetimi gereksinimleri olan işletmeler, daha gelişmiş özelliklere ve daha geniş depolama seçeneklerine sahip diğer seçenekleri değerlendirmek isteyebilir.

Vienna Advantage DMS

Vienna Advantage DMS, kullanıcıların belgeleri tek bir yerden  yönetmesine, paylaşmasına ve kolayca dijitalleştirmesine imkan tanıyor. Sistem, kullanıcı dostu bir arayüze sahip ve belge tarama, indeksleme ve sürüm kontrolü sunmakta. Kullanıcılar sisteme internet bağlantısı olan herhangi bir cihazdan erişebiliyor. Sistem müşterek çalışmayı destekleyerek ekip üyelerinin aynı anda belgeler üzerinde çalışmasını mümkün kılıyor. Yazılım ayrıca, kullanıcıların ihtiyaç duydukları belgeleri hızlı bir şekilde bulmalarını kolaylaştıran arama işlevi içeriyor.

Vienna Advantage DMS'nin ana avantajlarından biri, kullanıcıların yazılımı kendi özel ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirmelerini sağlayan tanıyan açık kaynaklı yapısı.  Ayrıca sistem, rol tabanlı erişim kontrolü ve hassas bilgileri korumak için sunduğu şifreleme ile oldukça güvenli. Bununla birlikte, sistemin potansiyel bir dezavantajı, teknolojiye aşina olmayan kullanıcılar için zor olabilecek şekilde kurulması. Bununla birlikte araç, özelleştirme için teknik uzmanlık gerektirebiliyor.

Genel olarak, Vienna Advantage DMS, özelleştirilebilir, güvenli ve kullanıcı dostu bir belge yönetimi çözümü arayan kuruluşlar için dikkate değer bir seçim. Açık kaynaklı yapısı ve güçlü güvenlik özellikleri onu rakipleri arasında öne çıkarıyor.

Onehub

Onehub, işletmelerin dosyaları herhangi bir yerden güvenli bir şekilde depolamasına, paylaşmasına ve üzerinde müşterek çalışma yapmasına olanak tanıyan bulut tabanlı bir belge yönetim sistemi. Ürün, rol tabanlı erişim denetimleri, etkinlik izleme ve özel markalama seçenekleri gibi kurumsal düzeyde özellikler sağlıyor.

Onehub ayrıca Microsoft Office ve Google Drive gibi popüler iş araçlarıyla da entegre olarak ekiplerin, dosyalara erişmesini ve bunları düzenlemesini kolaylaştırıyor. Onehub'ın ana avantajlarından biri, teknik bilgiye sahip olmayan kullanıcıların bile ihtiyaç duydukları dosyalarda gezinmesini ve bulmasını kolaylaştıran kullanıcı dostu arayüzü. Ek olarak, Onehub, işletmelerin ücretli bir plan yapmadan önce platformu test etmelerine imkan tanıyan 14 günlük ücretsiz deneme sunuyor.

Bununla birlikte, Onehub'ın potansiyel bir dezavantajı, fiyatlandırma planlarının sınırlı bütçeye sahip küçük işletmeler veya ekipler için pahalı olabilmesi. Başka bir sorun da, bazı kullanıcıların özelleştirme seçeneklerini çok sınırlı bulması. Kısacası Onehub, güçlü bir belge yönetim sistemi olsa da; ürünün fiyatlandırması tüm işletmeler için uygun olmayabilir.

PandaDoc

2020 yılında aldığı 15 milyon dolar yatırımla hızlı bir yükseliş gösteren PandaDoc, her ölçekten ekip ve işletme için tasarlanan bulut tabanlı bir belge yönetimi çözümü sunuyor. Özellikleri arasında belge şablonları, belge analitiği ve e-imzalar bulunmakta. 

Ana avantajlarından biri, kullanıcıların kolayca belge oluşturmasına, izlemesine ve paylaşmasına olanak tanıyan kullanıcı dostu arayüzü. PandaDoc ile işletmeler belge iş akışlarını ve ekip çalışmasını düzene sokarak zamandan ve kaynaklardan tasarruf edebilir. PandaDoc'un bir başka olumlu yönü de Salesforce, Hubspot ve Dropbox gibi diğer popüler iş araçlarıyla entegrasyona sahip olması. Ancak, bazı kullanıcılar platformun zaman zaman yavaş olabileceğini ve müşteri desteğinin yanıt vermede yavaş davranabileceğini belirtmekte. 

Ek olarak, fiyatlandırma yapısının kullanıcı sayısına dayalı olması, sınırlı bütçeye sahip küçük işletmeler için dezavantaj olabilir. Yine de PandaDoc, özellik bakımından zengin, kullanımı kolay bir belge yönetimi çözümü arayan işletmeler için popüler bir seçim olmaya devam ediyor.