2008'den bu yana web tabanlı kurumsal yazılım çözümleri sunan BMsmart'ın yayına aldığı Forms4office, iş dokümanlarınızı bir forma dönüştürerek web üzerinde depolamanızı ve düzenlemenizi sağlıyor. İzin formu, siparişler, teklifler ve satış sözleşmeleri gibi ekibin her zaman ihtiyaç duyduğu dokümanları Forms4office üzerinden oluşturduğunuz formlara ekleyerek ekip arkadaşlarınızla kolay paylaşabiliyorsunuz.
Böylece dosyalar ekipteki herkes için daha erişilebilir hale gelirken, dokümanların revizeleri daha hızlı bir şekilde gerçekleşebiliyor. Aslına bakarsanız Forms4office, kullanıcılarına depolama açısından Google Drive ve Dropbox'un sunduğu hizmete benzer bir hizmet sunuyor. Dolayısıyla daha önce bu platformlardan faydalanan kullanıcıların Forms4office'e de hızlıca adapte olacağını söylemek mümkün.
Forms4office'in kullanımı ise oldukça kolay .E-posta adresinizi girerek kayıt olduğunuz Forms4office'te, ilk etapta dosya ismi ve link uzantısı oluşturmanız gerekiyor. Ardından sistem, daha güvenli bir kullanım için hesaba bir şifre atamanız gerektiğini belirtiyor.
Link ve şifre detaylarını oluşturduktan sonra ise pano ekranıyla baş başa kalıyorsunuz. Bu alandan form oluşturmanız ve oluşturduğunuz formların detaylarını görebilmeniz mümkün.
Panonun sağ tarafında yer alan kutucuktan form oluşturmaya başlayabileceğiniz gibi bu işlem için sol taraftaki Formlar başlığına da tıklayabilirsiniz. Bu adımdan sonra karşınıza çıkan ekranda Klasör ve Form oluşturma seçenekleri sunuluyor. Eğer Form oluşturmayı tercih ederseniz 5 farklı süreçten geçeceğinizi belirtelim.
Öncelikle oluşturacağınız forma bir isim vermenizi isteyen Forms4office, sonrasında formu oluşturabilmeniz için form bileşenleri sunuyor. Bu bileşenler arasında kısa ve uzun metinler, açılır liste, çoktan seçmeli seçenekler yer alıyor. Eğer bu bileşenler size yeterli gelmezse, tarih, e-posta adresi, web sitesi, dosya ve fotoğraf gibi öğeleri de oluşturacağınız forma ekleyebiliyorsunuz.
Form bileşenlerini ekledikten sonra ortaya çıkan forma ayrıca şablonlar ekleyebildiğiniz de belirtelim. Oluşturduğunuz formun yayına almadan önce önizlemesini yapabildiğiniz gibi, yayına aldıktan sonra da sisteme daha fazla kullanıcı ekleyebiliyorsunuz.
Eğer ekip arkadaşlarınızın oluşturduğunuz formlara kolayca ulaşmasını istiyorsanız, e-posta adreslerini ekleyerek onları klasöre dahil etmeniz mümkün. Sadece depolama hizmetinden farklı olarak dokümanlarınızı formlara dönüştüren Forms4office'in bana göre şu an için tek problemi form bileşenlerini seçtikten sonra modüller arasında sürükle bırak özelliğinin kullanılaması.
Yine de girişimin Temmuz 2018'de yayına alındığını düşünürsek, Forms4office'in ilerleyen zamanlarda daha fazla özellik ve geliştirmeye sahip olması söz konusu. Bu arada Forms4office, kullanıcılara Ücretsiz, Başlangıç, Profesyonel ve Kurumsal olmak üzere 4 farklı paket sunuyor. Aylık olarak ücretlendirilen paketlerin özellikleri ve fiyatı 19 dolar ile 79 dolar arasında değişiyor.
