Yahya Ülker ve Asana: Yıldız Ventures'ta değişimin rakamları

2020'nin mart ayından bu yana, yani Covid-19 pandemisinin global etkileri hissedilmeye başlandıktan sonra, iş yapış şekillerimizde ciddi değişiklikler yaşandı. İlk başta "geçici" dediğimiz uzaktan çalışmalar, kalıcı olmaya başladı; daha sonra hibrit bir iş dünyası ile daha yakından tanıştık. Durum böyle olunca, iş yönetimi için alternatif platformlara da her zamankinden daha fazla ihtiyaç duymaya başladık. 

Webrazzi okuyucuları geldiğimiz bu noktada birçok platforma hakim aslında. Zira bugüne kadar birçok uygulamanın ve platformun adını yazılarımızda sık sık dile getirdik. Asana da bu platformlardan biri. Kullanıcılara ekiplerin çalışmayı organize ettiği ve iş birliği yaptığı sanal bir çalışma alanı sağlayan Asana, bulut tabanlı bir iş süreci yönetimi çözümü olarak tanımlanabilir. Kullanıcılarına ücretsiz planda bile oldukça fazla özellik sunan Asana, günümüzde birçok şirketin de vazgeçilmezi haline geldi. Bu şirketlere Yıldız Ventures'ı örnek gösterebiliriz. 

Yıldız Ventures'ın Asana yolculuğu

Yıldız Ventures, Asana'yı Yahya Ülker ile birlikte kullanmaya başladı. Yahya Ülker, 2019 yılında Yıldız Ventures’ın CEO’su olduğunda, daha önce kullandığı münferit görev yöneticilerinin sahip olduklarından daha fazla özelliğe sahip bir iş yönetimi arayışına girdi. 10’dan fazla aracı değerlendirdi ve iş birliğini tüm şirket genelinde destekleyebilme özelliği nedeniyle Asana’da karar kıldı. Yahya Ülker ile ekibindeki birkaç kişi, işlerini yönetmek için Asana’yı kullanmaya başladılar. Yıldız Ventures, Asana’nın benimsenmesine hız kazandırmak ve kullanımı optimize etmek için 2020’de Asana’nın iş ortağı ve bir yönetim danışmanlığı firması olan Omtera’yı da işin içine kattı.

Yıldız Ventures, Omtera’yla çalışmaya başladıktan sonra, çalışanlar arasında Asana’nın kullanılma oranını yüzde 20’den yüzde 95’e yükseltti. Uygulama işlemi, Omtera’nın kurucu ortağı Murat Yılmaz tarafından yürütüldü.

Omtera işe, iş akışlarını ve sorun yaratan noktaları anlamak için her ekiple bir araya gelerek başladı ve ardından bu iş akışlarının Asana bünyesinde oluşturulmasına yardımcı oldu. Daha önce çevrim dışı olan veya başka araçlar aracılığıyla yönetilen süreçleri buraya dahil ettiler, ekipler arasındaki süreçleri birbirleriyle bağlantılı hale getirdiler ve ekiplerin form, otomasyon ve entegrasyon gibi özellikleri kullanmasını sağladılar. Ayrıca, her seviyedeki çalışanlardan oluşan ekiplere yönelik, özel olarak hazırlanmış Asana eğitimleri düzenlediler.

Asana ile iş süreçleri yüzde 40 daha hızlı yürütülüyor

Bugün Yıldız Ventures’taki tüm ekipler, daha hızlı ve daha akıllı kararlar almak için Asana’daki süreçleri kullanıyorlar. Bunun sonucunda, iş süreçlerinin yüzde 40 oranında daha hızlı yürütülmesi, zaman alıcı işlerde yüzde 35 oranında azalma ve stratejik işlerde yüzde 80 oranında artış ve e-postalarda harcanan zamanda yüzde 35 ve bilgi aramak için harcanan zamanda yüzde 55 oranında azalma aşağıda kaydedildiğini ifade ediyorlar. Yıldız Ventures tüm iş akışını ve 300 kişiden oluşan ekibini tek bir platformda merkezileştirerek yatırım değerlendirmesini yüzde 50 oranında hızlandırdığını da belirtiyor.

1000’den fazla anlaşma dosyasının doğrudan yatırım ve finansal yatırım değerlendirmesi Asana ile takip edildi

Yıldız Ventures 2020’den bu yana 1000’den fazla anlaşma dosyasının doğrudan yatırım ve finansal yatırım değerlendirmesini Asana aracılığıyla takip etti. Asana öncesi, e-posta ile ulaşan başvurunun hangi aşamada olduğunu, bir sonraki aşamada başvuruya kimin bakması gerektiğini ve hangi bilginin kimde bulunduğunu takip etmek mümkün değilken, Asana kuralları, görevi, sektör tahsislerine göre gözden geçirilmek üzere, uygun kişiye otomatik olarak gönderiyor ve değerlendirme adımlarını oluşturacak olan bir zinciri başlatmış oluyor. Bu aşamaya kadar hiçbir şekilde e-posta gönderilmesi gerekmiyor. Yıldız Ventures bu web tabanlı formlar üzerinden finansman talebine yönelik 700’den fazla başvuru aldı.

Yıldız Ventures genelinde, OKR’leri izlemek ve sağlanan ilerlemeyi raporlamak için, anlaşma akışlarını yönetilmesi, devam eden yatırımların takibi, İK talepleri, IT ihtiyaçları, aktif sprintler ve ürün yol haritalarının yönetilmesi, hukuki sözleşme takipleri, tedarikçi yönetimi ve Şirket içi koordinasyon için Asana ve entegreli uygulamaları kullanılıyor.

Yıldız Ventures, portföylerinde bulunan girişimlerin Asana kullanmasına da destek veriyor. Örneğin; tedarikçi ve talep yönetimi süreçlerine dair iş akışlarını Asana’ya taşımak suretiyle çevrim içi süpermarket istegelsin.com’a bunları iyileştirme konusunda yardımcı oldular.

Yıldız Ventures’ın CEO’su Yahya Ülker: “Asana işleri her açıdan görmemizi ve takip etmemizi sağlıyor, böylelikle verimli ve verimsiz tarafları tam olarak saptayabiliyoruz.” diyor.