KONUK YAZAR

KızlarSoruyor ekibinin uzun zamandır başarıyla yürüttüğü bir sistem: Evden Çalışma 

Bir süredir gündemimiz belli: Koronavirüs ve evden çalışma
KızlarSoruyor ekibinin uzun zamandır başarıyla yürüttüğü bir sistem: Evden Çalışma 

Tüm dünyayı etkisi altına alan Koronavirüs şirketleri de birtakım önlemler almaya itti. Bunlardan bir tanesi ve bence en önemlisi evden çalışmaya geçilmesi oldu. KizlarSoruyor ekibi olarak biz hem Türkiye hem yurt dışı ekiplerimizle herhangi bir ofisimiz olmadan yıllardır tamamen evden çalışıyoruz. Ekibimiz büyümeye devam ediyor ve şu an 40 kişiyi geçtik ama evden çalışmayı devam ettirmeye kararlıyız çünkü bunun hem başarımızdaki etkisini hem özel hayatımıza olan faydalarını görmeye devam ediyoruz. Bu tecrübemizin ve öğrendiklerimizin birçok kişinin evden çalışmaya başladığı bu dönemde faydalı olacağını düşünüyorum ve bunları 6 başlık altında paylaşmak istedim. 

Evden çalışmanın ilk kuralı: Uygun çalışma ortamını hazırlamak 

Öncelikle, “Bana bir laptop yeter, her yerden çalışırım” yanlış bir düşünce. KS ekibinde herkesin evinde mutlaka çalışmaya ayrılmış bir özel oda olmasını istiyoruz. Bu herkes için mümkün olmayabilir ama mutlaka bir masa, sandalye ayrılmış olması gerekiyor. TV karşısında, yerde, koltukta yatarak çalışmak çok seyrek ve sadece çok yorulduğumuz ama çalışmaya devam etmemiz gereken zamanlarda olmalı. 

Dikkat dağıtıcı etkenlere karşı önlemleri baştan almak 

Evden çalışmanın verimli olabilmesi için belli kurallara uymak, dikkat dağıtıcı etkenlere karşı önlemleri baştan almak lazım. Özellikle çocuklarınız varsa evden çalışmak biraz daha zor olabilir. Evden çalışmanıza alışık değillerse bu kafalarını karıştırabilir ve onlarla ilgilenmenizi bekleyebilirler. Bu durumda bir çalışma odası çok daha önemli. Yapılacak en güzel şey çocuklara bu durumu anlatmak ve bir süre evden çalışacağınızı açıklamak olur. Sizi çalışırken görmeleri ve dikkatinizi dağıtmamaları gerektiğini anlamaları hem sizi hem onları rahatlatacaktır. Çocuklar dışında evdeki diğer bireylerin de onlarla sürekli iletişim halinde olmanızın mümkün olmadığını anlaması gerekir. Eğer yalnız yaşıyorsanız; temizlik, bulaşık, çamaşır gibi ev işleri için belli planlar çıkarmak önemli. Bu işleri çalışma saatlerinin dışına taşımak veya uzun aralarda halletmek faydalı olacaktır. Her kapı çaldığında veya makine bittiğinde gelen sesle dikkatinizin dağılması, tekrar işe dönmeyi ve odaklanmayı zorlaştıracağı için verimsiz bir gün geçirmenize sebep olacaktır. 

Kendi disiplinini oluşturmak ve kendi kurallarına sadık kalmak

Disiplinli çalışma ortamı ev veya ofis ne olursa olsun her zaman gerekli. Fakat evdeyken disiplini sağlamak ofis ortamından daha zor olabilir çünkü bunu tamamen kendiniz sağlamanız gerekiyor. Kimse size kaçta işe başladın, masanda mısın?, kaçta çıktın diye sormayacak, burada sağlamanız uygulamanız gereken kendi disiplininiz. Kafa karışıklığı ve dikkat dağınıklığını önlemek için günlük To-Do Listler çok faydalı olacak, ertelemelerin ve karışıklığın önüne geçecektir.  

Yazılı iletişimin kurallarını öğrenmek 

Evden çalışmanın getireceği en büyük zorluklardan biri yazılı iletişim olabilir. Yüz yüze olmamak ve vücut dilinin verdiği mesajları görmemek bazen sorunlara yol açabiliyor. Bunu önlemek için herkesin birbirini en doğru şekilde anlamak için efor sarf etmesi gerektiğini bilmesi ve karşı tarafa anlayışla yaklaşması lazım. Kullanılan emojiler, videolu aramalar/konferanslarla iletişimi olabildiğince sıcak tutmaya ve duyguları kaybetmemeye özen göstermek gerekir. Yüz yüzeyken 2 cümlede anlatabileceğimiz şeyler yazılı iletişimde paragraflarca uzayabilir, bu gibi durumlarda call meeting yapmayı tercih etmek eğer öyle bir şansımız yoksa mümkün olduğunca doğru iletişim dili seçmek işlerin hızlı ve kolay ilerlemesini sağlar. Toplantılarda; arka planda oluşabilecek sesleri engellemek, gülümseyerek konuşmak ve bazen mikrofonu açıp kapamanız bile, orada olduğunuzu hatırlatacak, konuşmaları robotlaştırmayacak ve iletişimin karşı tarafa daha doğru şekilde yansımasına sebep olacaktır. Yanlış anlaşılmaların önüne geçmek için tembelliğe düşmeden bunları uygulamak gerekir.  

Dijital araçları doğru ve verimli kullanmak 

Doğru dijital araçlar kullanmak hem sizin hem ekibinizin verimini artırarak en doğru şekilde iletişim kurmanıza ve işlerin düzenli gitmesine yardımcı olur. Evden çalışan herkesin donanım olarak düzgün bir kamera ve mikrofon, gerekliyse kulaklığa sahip olması gerekir. Biz takım olarak; Slack, Zoom, Skype gibi iletişimi kolaylaştıran programlar kullanmayı tercih ediyoruz. Bunun dışında proje yönetimi için Google Documents/Sheets, Monday, MeisterTask, Jira gibi programlar iş akışı ve düzenli takibi için gerekli. 

Molaları ve bilgisayar başında geçirilen zamanı ayarlayabilmek

Evden çalışmanın en büyük avantajı zamanınızı kendiniz ayarlıyorsunuz fakat bu bir anda en büyük dezavantaja dönüşebilir. Konu burada yine kendi disiplininizi oluşturmaya geliyor. Kendi planınıza uyduğunuz ve iş yoğunluğuna göre günlük mola ve çalışma planları yaptığınızda işlerin çok daha kolay yürüdüğünü göreceksiniz. Böylelikle molalar, iş dışındaki günlük sorumluluklar ve kendimize/ailemize/sevdiklerimize ayırdığımız zaman artmaya başlayacak. Biz ekip olarak kimsenin 9-6 çalışmasını beklemiyoruz. Hatta çoğu zaman iş dışındaki sorumluluklar (banka, doktor, hastane vb.) için herkes kendi kararını veriyor ve bunu takıma iletiyor. Bunu kötüye kullanmak tabii ki çok kolay ama anlaşılması da hiç zor değil. Bu esnekliği sömürmeye çalışmak çok kısa sürede ortaya çıkıyor ve önce kendinize sonrasında da parçası olduğunuz takıma evden çalışmak için uygun olmadığınızı kanıtlamış oluyorsunuz. 

Tüm bunları uyguladığınızda evden çalışmanın çok büyük avantajları olduğunu göreceksiniz. Trafikte zaman kaybı yaşamamak, zamandan daha önemlisi enerji kaybedilmemesi, bu zaman ve enerjinin doğru yere aktarılması iş dünyasında ve kişisel hayatlarımızda pozitif sonuçlar veriyor. Çalışanların kendilerine zaman ayırabilmeleri, sevdikleri ve aileleriyle daha fazla zaman geçirebilmeleri, en verimli oldukları zamanlarda çalışmaya katılmaları, üretim ve kapasiteyi kesinlikle artırıyor. 

Şirketler için bu üretim ve verimlilik artışına etki edecek 2 neden daha var:

  1. Evden çalışma sistemiyle şirket harcamalarında oluşan düşüş. Kira, bakım ve çoğu operasyonel giderler bu sistemle minimuma indirilebilir.
  2. Giderlerin azalmasından daha önemlisi, sadece iş yeri lokasyonuna yakın kişiler değil dünyanın her yerinden kalifiye elemanla çalışma şansı bulmak. Yetenek havuzunuzun bir semtle sınırlı kalmasını unutup dünyaya açılabilirsiniz. 

Evden çalışma birçok sektör için uygun olmasa da uygun olan sektörler için hızla artacağını düşünüyorum. Bunun oluşması ve düzgün şekilde yürümesi için hem işveren hem çalışanın sorumluluklarını yerine getirmesi çok önemli. İşveren takımına güvenmeyi öğrenmeli, işlerin aksayacağını düşünerek korkak davranmamalı ve çalışanlarına doğru ekipmanı, eğitimi ve planlı iş akışını vermeli. Çalışanlar da bu güveni sarsmamalı, elindeki avantajları göz önünde bulundurarak ofis ortamından daha verimli olmaya çalışmalı ki sonuçlar her iki taraf için de mutluluk verici olsun.