40 kişi ile uzaktan workshop düzenlemek

Öncelikle herkese sağlıklı günler dilerim. İçerisinde bulunduğumuz durum sebebiyle imkanı olanlar için uzaktan çalışmak bugünlerde zorunluluk haline gelmiş durumda. Hepimiz işlerimizi online platformlara adapte etmeye çalışıyoruz.

5 gün içerisinde Userspots olarak 300'den fazla görüşme, bu görüşmelerden çıkan 5000'den fazla bulgunun nasıl analiz ettiğimizi ve 40 kişi ile nasıl bir workshop gerçekleştirildiğimizden bahsedeceğim.

Bir şirketler topluluğunun, patlak veren pandemi sonrası çalışan deneyiminin iyileştirilmesi ve ülke için nasıl faydalar sağlanabileceği gibi konularda olabildiğince hızlı aksiyon alabilmesi için geçen hafta bir çalışma gerçekleştirdik. Çalışmamızın aşamalarını Araştırma, Analiz ve Fikir Geliştirme Workshop’u oluşturdu. Tüm süreci, 28 farklı şirkette uzaktan bir şekilde kurduğumuz entegrasyonlar sayesinde toplam 5 gün içerisinde tamamladık. Peki sürecin hangi aşamasında, hangi araçlarla, hangi yöntemleri kullanarak çalışmamızı gerçekleştirdik?

Araştırma

Araçlar: Airtable, Zapier, Typeform ve Google Sheet

Yöntemler: Uzaktan Görüşmeler ve Anketler

Araştırma aşamamız öncesinde ilk önce süreci planlayıp birazdan bahsedeceğim araçların seçimini ve gerekli entegrasyon kurulumlarını sağladık. Görüşmeler için gerekli soru setlerini hazırlayıp görev dağılımlarımızı yaptık. Şirket sorumluları çalışanlar ile görüşmelerini gerçekleştirildikten sonra alınan yanıtları Airtable’da kendi şirketleriyle ilgili kısma ekledi. Şirket sorumlularının veri girişleri sonunda 300'den fazla katılımcıdan 5000'e yakın bulgu elde ettik. Bu işlerin paralelinde İlişki haritasına hızlı bir şekilde başlayabilmek için şirket sorumlularına anket iletilip genel gözlem ve düşünceleri toplandı.

Analiz aşamasına geçerken Google Sheet sütunu seçip kopyalandığında Miro’da her bir satırın post-it olarak yapıştırılma özelliğinden faydalanmak istedik. Bu sebeple Zapier ile Airtable ve Google Sheet entegrasyonu yaptık. Bu sayede Airtable’a girilen her veri otomatik olarak Sheet’e düştü. Aynı şekilde anketler için Zapier ile Typeform ve Airtable entegrasyonu oluşturduk. Airtable “Blocks” bölümünde ise veri toplama aşamasında anlık rapor oluşturulabilecek bir alan yarattık.

İpuçları: Airtable içerisinde de Form özelliği var ancak aşırı yükleme yapıldığında sistem hata verebiliyor. Bu sebeple hem görsel açıdan daha iyi olduğu için hem de Airtable sistemini rahatlatmak için anket arayüzü olarak Typeform kullandık. Zapier entegrasyonuyla verilen cevapların anlık olarak Airtable’a düşmesi sağlandı.

Analiz

Araçlar: Airtable, Zapier, Spreadsheet ve Miro

Yöntemler: İlişki Haritası

Zapier ile Airtable ve Google Sheet entegrasyonu kurduğumuz için tüm araştırma çıktılarımız Sheet’te hazır halde bizi bekliyordu. Gerekli filtrelemeler ve formüller ile veri ayıklamalarını gerçekleştirdik. Daha sonra ayıkladığımız verileri parça parça Miro’ya taşıdık. Sonrasında Miro’ya taşıdığımız ayıklanmış verilerle bir ilişki haritası hazırladık.

Fikir Geliştirme Workshop’u

Araçlar: Miro, Zoom

Miro ve Zoom araçları sayesinde workshop ortamını online ortama taşıyabiliyoruz. Workshop akışında ilk olarak neler yapılacağını ve dikkat edilmesi gereken noktaları aktardıktan sonra İlişki Haritası’ndan çıkan 7 ana başlığa göre katılımcılar 7 gruba ayrıldı. Eş zamanlı olarak Zoom’un Breakout Room özelliği sayesinde gruplar 7 ayrı odaya gönderildi. Her grup Miro’da kendi Frame’ini seçip kendi alanında başlıklara göre fikir geliştirmeye başladı. Beklentimiz her grubun en hızlı aksiyon alınabilecek yüksek faydalı 5 önerisini bize sunmasıydı. Userspots ekibi olarak bu süreçte Workshop’un moderatörlüğünü Mustafa Dalcı yürütürken, odalara sırayla girip çıkarak kolaylaştırıcılığı Gülşah Demir ile birlikte yürüttük. Belirtilen sürenin sonunda her grup fikirlerini orta alanda topladı ve Miro’nun oylama eklentisiyle bir oylama gerçekleştirip aksiyon alınabilecek fikirleri seçtik.

Fikir Geliştirme Aşaması: Bu aşamayı 3 parçaya böldük. İlk aşamada katılımcılara, İlişki Haritası sonucunda çıkan başlıkları sunup beyin fırtınası yapmasını bekledik. Sonraki aşamada grupların çalışma alanlarının yanına başlıklarıyla ilgili seçilmiş bulgular içeren İlişki Haritası çıktıları eklendi ve fikirlerini bu bulguları da inceleyip geliştirmeleri beklendi. Son aşamada oluşturulan fikirler içerisinden hızlı aksiyon alınabilecek ve etkisi yüksek 5 fikri seçmeleri istendi.

İpuçları: Kalabalık görüşmelerdeki jargon konuşmayan katılımcının sesini kapaması olduğu bilinir, Miro’da ise jargon üzerinde düzenleme yapılmayacak alanların workshop öncesinde kilitlenmiş olması gerekir.

Son

Olabildiğince hızlı aksiyonlar almayı gerektiren pandemi konusunda kapsamlı bir çalışma gerçekleştirdik. Bu süreçte uzaktan çalışmak bizim için bir handikap oluşturmadı, aksine kurduğumuz entegrasyonlar ve araç seçimleri sayesinde Userspots olarak 5 günde 300'den fazla görüşme ve 40 kişilik bir workshop’u içeren bir araştırma ve fikir geliştirme çalışmasını oldukça verimli bir şekilde yapmamızı sağladı. Araç ve teknik seçimleri iyi yapıldığında çalışma öncesinde başarılı bir yapılandırmayla online ortamda da başarılı sonuçlara ulaşabiliriz.