Yoğun kişilerin e-postalarınızı yanıtlamasını nasıl sağlarsınız?

İş hayatında günlük iletişimizde en sık kullandığımız araçlardan biri e-posta.  E-posta trafiğinizi daha efektif yönetebilmeniz için, öncesinde Webrazzi Summit konuşmacılarından Christian Hernandez'in, ayda 5.000 e-maille nasıl başa çıktığını sizlerle paylaşmıştık. Özellikle üst düzey yöneticilerin ayda binlerce mail aldığını düşünürsek, tüm e-postalara yanıt atmalarına olanak olmadığını da anlayabiliriz. Bu yazımızda ise madalyonun öteki tarafına bakıyoruz. Hem e-posta yazarken nasıl daha hızlı organize olabileceğinize hem de gönderdiğiniz maillere yanıt alabilmenin ipuçlarına değineceğiz.

Kısa ve anlamlı bir başlık atın

E-postalarınızın başlığı en az e-postalarınızın içeriği kadar önemli. Bu bağlamda 'Lütfen yanıtla', 'Yanıt bekliyorum', 'Bir sorum var' gibi başlıklar atmak yerine, e-postanızda kısa ve anlamlı başlıklar kullanın. Mesela, 'Pazartesi günkü toplantı bilgisi' ya da 'Tüketicilerin %43'ü videolu içerikler görmek istiyor'  gibi.

Konuya hızlıca değinin

E-posta atma nedeninizi başında belirtin. Teknik olarak bir mailin anatomisini şu şekilde değerlendirebiliriz.

1. Selamlama
2. E-posta atma nedeniniz
3. Detaylar
4. Yanıt isteme
5. Kapanış cümlesi

Uzun cümlelerden uzak durun

E-postanızdaki cümleleri kısa tutarak okuyucunun daha az yorulmasını ya da dikkatinin dağılmamasını sağlarsınız. Örneğin, birden fazla virgül ve bağlaçlarla bağladığınız cümlelerinizi ikiye bölebilirsiniz.

Rakamlardan faydalanın

Bir maili okuyucu açısından daha efektif kılmanın diğer yolu ise sayıların nasıl yazıldığıdır.

1. Sayısal olarak yazılan bir sayı (83) yazı olarak yazılandan (seksen üç) daha çabuk farkedilir ve süzgeçten geçirilir.   Ancak milyon, milyar gibi bol sıfırlı sayıların hem sayısal hem de yazı olarak yazılmasında fayda var. Örneğin: 1 milyar 500 milyon kişi, 3 bin 255 kalem, 8 trilyon 412 milyar vb.
2. Öte yandan TDK'ya göre, bir zorunluluk olmadıkça cümleye rakamla başlamamalısınız.

E-postalarınızı kısa tutun

E-postalar üzerine 5 yıl boyunca yapılan araştırmanın sonucuna göre kişiler, kısa yazdıkları maillerde uzun yazılan maillere göre daha hızlı dömüş alıyorlar. Kısa mailler hem sizin hem de okuyucu için zamanı daha efektif kullanmada faydalı olabilir. Maillerinizin uzunluğu çalıştığınız endüstriye göre değişebilir. Ancak dakikada ekran okuma hızımızın 200 kelime olduğu kabul ediliyor ve öneriler e-maillerinizi 200 kelimenin altında tutmanız yönünde.

Maddeler ekleyin

• E-posta içerisinde kullanılan maddelerle  yazmak istediğiniz konuyu daha dikkat çekici hale getirebilirsiniz. Öte yandan madde madde yazılan konular daha az sözcüklerle, tam bir cümle yapısı kurulmadan anlatılabilir.
• Maddeler, okuyucunun dikkatini mail üzerinde sürdürmesine de yardım olur.
• Araştırmalar bir mailde üçten fazla madde olmaması gerektiğini gösteriyor.  E-posta ekleyeceğiniz maddeler, e-postanızı daha etkili kılacaktır.

Farklı bir iletişim yöntemi bulun

Konumuz e-posta yazma üzerine olsa da, bazı konular gerçekten yüz yüze, telefon ya da mesajlaşma uygulamaları yoluyla görüşülerek çözülmesi gerekebilir.

• Örneğin, konuşmak istediğiniz konunun çok acelesi var ise mesajlaşma uygulamaları ya da birebir görüşmek faydalı olabilir.
• Karşınızdakini ikna etmeniz gerekiyorsa, e-mail atmak yerine o kişiyle yüz yüze görüşebilirsiniz.
• Eğer gündeminizde mail ile anlatılacak kadar kolay bir konu yok ise, e-posta atmak yerine o kişiye toplantı daveti atabilirsiniz.  Toplantı öncesinde sadece değineceğiniz konuları ya da verileri karşınızdaki kişi ile paylaşabilirsiniz.